Czym jest KSeF 2.0?
KSeF 2.0 to docelowa wersja systemu e-fakturowania uruchamiana od 1 lutego 2026 roku. System ma stać się podstawowym kanałem wystawiania i odbierania faktur w obrocie B2B, a jego logika wymusza standaryzację danych i poprawność formalną. W konsekwencji rośnie znaczenie jakości danych kontrahenta (NIP, adres, status), a także spójnego opisywania pozycji na fakturze: urządzenie, materiały, robocizna, transport, usługi dodatkowe.
Istotny element dla branży to możliwość wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF od 1 lutego 2026 roku, po wcześniejszym zgłoszeniu takiego zamiaru w e-US. W praktyce może to uporządkować rozliczenia tam, gdzie do faktur dołącza się protokoły odbioru, zestawienia materiałów, karty gwarancyjne czy harmonogramy etapów – szczególnie przy inwestycjach realizowanych „od zaliczki do odbioru końcowego”.
Kiedy obowiązek obejmie firmy?
Wdrożenie jest etapowe. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy firm, których sprzedaż (z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT. Równolegle – co istotne z perspektywy zakupów i księgowania kosztów – już od 1 lutego 2026 roku podatnicy VAT mają co do zasady odbierać faktury za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli w danym okresie jeszcze nie wystawiają ich obligatoryjnie w systemie.
Dla najmniejszych podmiotów przewidziano okres przejściowy: jeśli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł, obowiązek wystawiania faktur w KSeF przesuwa się w praktyce na 1 stycznia 2027 roku. To jednak nie zwalnia z przygotowań – choćby po to, aby firma „widziała” swoje faktury zakupowe, potrafiła je pobrać do systemu finansowo-księgowego i umiała zarządzać dostępami.
Co zmieni się w praktyce w branży instalacyjnej?
W branży grzewczej typowe są faktury zaliczkowe, rozliczenia końcowe, zmiany zakresu prac i korekty, a także sprzedaż „zestawów” (urządzenie + montaż + materiały). W KSeF każdy taki dokument musi zostać przesłany w odpowiedniej strukturze i poprawnie opisany. Błąd formalny albo brak numeru KSeF oznacza ryzyko opóźnienia w rozliczeniach, napięć z kontrahentem i problemów płynnościowych, zwłaszcza gdy płatność jest uruchamiana dopiero po otrzymaniu prawidłowej faktury.
Warto też liczyć się z tym, że część kontrahentów będzie weryfikować „istnienie” faktury w systemie i oczekiwać numeru KSeF przed akceptacją płatności lub rozliczeniem etapu. To przesuwa punkt ciężkości z samej daty wystawienia na sprawne przejście przez proces wysyłki i przyjęcia dokumentu w KSeF.
Praca w terenie i tryb offline24
Dla ekip montażowych kluczowe jest rozwiązanie awaryjne. KSeF 2.0 dopuszcza wystawianie faktur w trybie offline24, czyli bez natychmiastowej wysyłki do systemu. Rygor jest jednak prosty: fakturę trzeba dosłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym. Do czasu nadania numeru KSeF, dokument funkcjonuje „warunkowo” i wymaga właściwych oznaczeń, w tym kodu QR generowanego zgodnie z wymaganiami systemu. W praktyce potrzebne są procedury: kto domyka wysyłkę z terenu, jak weryfikujemy poprawność danych klienta i stawek VAT, gdzie przechowujemy faktury wystawione offline, kto kontroluje termin dosłania oraz jak reagujemy, gdy wysyłka nie powiedzie się w pierwszej próbie.
Uprawnienia i odpowiedzialność w firmie
KSeF opiera się na uprawnieniach – ktoś w organizacji musi nimi zarządzić, nadać role i nadzorować bezpieczeństwo dostępu. W mniejszych firmach, gdzie wystawianie faktur bywa „w rękach” właściciela, biura rachunkowego albo kierownika ekipy, brak jasnego podziału kompetencji szybko prowadzi do zatorów. Faktura nie powstaje nie dlatego, że „księgowość nie zdążyła”, lecz dlatego, że system nie pozwala jej legalnie wystawić bez właściwego upoważnienia. Warto więc wcześniej ustalić zasady zastępstw (urlopy, choroba, delegacja), a także zasady współpracy z biurem rachunkowym w zakresie wystawiania i odbioru dokumentów.
KSeF a ryzyko sankcji i sporów
Na poziomie przepisów sankcje pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 roku, co oznacza, że rok 2026 ma charakter roku adaptacyjnego. Nie należy jednak traktować tego jako przyzwolenia na brak przygotowań. W 2026 roku ryzyko ma często charakter biznesowy: opóźniona faktura to opóźniona płatność, a błędna faktura to korekta, dodatkowa praca po stronie księgowości oraz konieczność tłumaczeń wobec kontrahenta.
Praktyczna checklista przygotowań
Warto podejść do wdrożenia KSeF-u, jak do projektu operacyjnego. Najczęściej sprawdzają się następujące kroki:
- mapowanie procesów (zaliczki, etapy, korekty, faktury końcowe, rozliczenia z podwykonawcami);
- przegląd narzędzi (program sprzedażowy/ERP, integracja z KSeF, praca mobilna, obieg dokumentów);
- ustalenie ról i uprawnień w KSeF oraz procedur awaryjnych offline24;
- uporządkowanie danych kontrahentów i zasad weryfikacji przed wystawieniem faktury;
- szkolenie handlowców i ekip montażowych, bo to oni najczęściej inicjują fakturowanie.
KSeF od strony zakupów - co musi przygotować nabywca
Od 1 lutego 2026 r. firmy będą musiały nie tylko wystawiać, ale również otrzymywać faktury zakupowe w KSeF– i to niezależnie od tego, czy obowiązek wystawiania e-faktur po ich stronie startuje dopiero od 1 kwietnia 2026 r. (lub później w reżimie przejściowym).
To oznacza w praktyce konieczność zapewnienia w firmie (lub po stronie biura rachunkowego) stałego dostępu do systemu oraz zorganizowania procesu „pobierania" dokumentów zakupowych do księgowości. Warto uwzględnić, że KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach – informacje o dostępnych dokumentach trzeba będzie pozyskiwać poprzez cykliczne „odpytywanie" systemu (zwykle realizowane przez program finansowo-księgowy). Istotne jest także zarządzanie ryzykiem błędów i nadużyć: w KSeF nie ma funkcji „odrzucenia" faktury przez nabywcę, a spory co do zasadności lub treści dokumentu rozstrzyga się poza systemem (w praktyce: korekta po stronie wystawcy i uzgodnienia handlowe). W razie faktur wystawionych omyłkowo „na nasz NIP" nabywca nie cofnie ich w KSeF – może natomiast korzystać z rozwiązań typu ukrycie dokumentu lub zgłoszenie nadużycia (funkcjonalności mają być wdrażane po starcie produkcyjnym KSeF 2.0). Dla firm terenowych praktycznym uzupełnieniem obiegu mogą być wydruki/PDF z kodem QR (np. w sytuacjach „uzgodnionego" przekazania), pozwalające szybko zweryfikować, czy faktura jest w KSeF i pobrać ją do księgowości.
KSeF jako impuls do uporządkowania firmy
Choć e-fakturowanie bywa postrzegane jako uciążliwość, może stać się impulsem do standaryzacji rozliczeń i lepszej kontroli finansowej. Firmy, które potraktują KSeF jako element zarządzania ryzykiem podatkowym i operacyjnym, zyskają przewagę: mniej ręcznych poprawek, mniej korekt i sprawniejszy obieg dokumentów.
Jeżeli Państwa firma chce przygotować się do KSeF 2.0 bez kosztownej improwizacji, Kancelaria Staniek & Partners, oferująca kompleksowe doradztwo prawne i podatkowe dla firm, obejmująca również biuro rachunkowe S & P Księgowość i Optymalizacje Podatkowe, może przeprowadzić przegląd gotowości firmy (procesy, uprawnienia, procedury offline24) oraz wesprzeć we wdrożeniu i szkoleniach.
Kontakt: [email protected]; www.staniekandpartners.pl
